Info & Resources
Volunteer Orientation and Training Sessions
All the sessions will be held at the Vancouver Convention and Exhibition and Centre (www.vcec.ca) located in Vancouver, BC at 999 Canada Place.
Volunteers
All volunteers must attend one of the following sessions. Please note that international volunteers and out-of-province volunteers are exempted, but may be put in positions that require less training. Please email me at volunteers@iuhpeconference.org to confirm your participation in one of the following two sessions.
- Thursday May 31st 6:00pm to 10:00pm (Meeting Room 11)
- Friday June 1st 6:00pm to 10:00pm (Meeting Room 10)
Volunteer Captains
All Volunteer Captains must attend one of the following sessions. This is mandatory. Please note that all Volunteer Captains will be chosen by Friday May 18th. Emails will be sent to volunteers who expressed an interest in being Volunteer Captains but were not chosen. The dates of the training are as follows.
- Saturday May 26th 1:00pm to 5:00pm (Meeting Room 7)
- Sunday May 27th 1:00pm to 5:00pm (Meeting Room 7)
Volunteer Captains are also expected to attend the Volunteer Orientation and Training session as they will help to train the volunteers in their specific positions. For more information please contact me at volunteers@iuhpeconference.org
A map to the VCEC can be found here.
Champs d’activités possibles pour les volontaires
Les Relations publiques : les volontaires apporteront leur aide dans le cadre des présentations par affiches, de la signalisation et de la communication.
L’Enregistrement à la conférence : les volontaires enregistreront les participants et leur remettront les packs de bienvenue. Ils devront avoir des notions de comptabilité générale. Les enregistrements auront lieu le dimanche 10 juin et le lundi 11 juin, avec quelques retardataires tout au long de la semaine.
Hôtes pour les Salles de conférence : les hôtes des salles de conférence prépareront les lieux pour les présentations, en s’assurant que les salles soient en ordre et organisées pour le groupe participant.
Mise en place de la Conférence : les volontaires prépareront les lieux pour les différents évènements de la conférence.
Désinstallation de la Conférence : les volontaires aideront à ranger les lieux une fois la conférence terminée.
Service d’ordre : les volontaires assureront le service d’ordre pendant les enregistrements, les services de restauration et les présentations.
Les Services pour les équipements : les volontaires installeront et organiseront les équipements nécessaires pour tous les évènements prévus.
Services de Fitness : les volontaires travailleront avec le Coordonnateur des activités pour organiser des activités de fitness journalières.
Accueil : les volontaires de l’accueil seront les premières personnes que les participants rencontreront à leur arrivée. Ils seront responsables de l’accueil des participants VIP et de l’atmosphère positive qui devra régner sur la conférence.
Les Services d’informations : les volontaires donneront aux participants des informations sur les divers évènements de la conférence, les transports, l’hébergement, les endroits où manger et boire, et les aideront à se repérer. Cette fonction nécessite de solides compétences humaines. Des compétences linguistiques en anglais, en français, en mandarin, en espagnol et en portugais seront un atout.
Relations médiatiques : les volontaires assisteront le Coordinateur des Médias en facilitant la programmation d’interviews et l’accueil des médias pendant la conférence. Une expérience antérieure en relations médiatiques sera préférée.
Transports : les volontaires effectueront des petites courses. Un permis de conduire BC en cours de validité est requis.
Hôte d’accueil des volontaires : les hôtes d’accueil chargés de l’enregistrement des volontaires accueilleront et enregistreront ces derniers, et les dirigeront vers leur Capitaine Volontaire.
D’autres fonctions peuvent encore être ajoutées à cette liste.
La participation volontaire avant et après la conférence
Si vous résidez dans la région de Vancouver et de Victoria, et êtes disponibles pour une participation volontaire avant et/ou après la conférence, veillez à indiquer vos disponibilités sur le formulaire d’inscription pour les volontaires.