Infos & ressources pour les présentateurs
Vous pouvez accéder aux directives pour les présentateurs en cliquant sur les liens ci-dessous. Veillez à les consulter et à les suivre lorsque vous préparerez votre présentation ; et, en raison des contraintes matérielles, cela vaut tout particulièrement pour les présentations par affiches. N’oubliez pas que tous les présentateurs doivent être inscrits à la conférence.
Merci de bien vouloir préparer quelques lignes décrivant brièvement votre biographie pour que le Président ou la Présidente de votre séance puisse vous présenter. Nous vous demandons d'apporter cette courte note biographique un peu avant la séance et de la remettre au Président ou à la Présidente à ce moment là. Nous nous permettons d'insister sur le fait que cette note biographique ne doit contenir que des éléments essentiels pour vous présenter et rester aussi courte que possible afin de permettre le meilleur respect possible du temps de la séance pour les présentations et les discussions avec la salle.
LIGNES DIRECTRICES POUR LA PREPARATION ET LA DIFFUSION DES PRESENTATIONS ELECTRONIQUES
Aperçu
Format vidéo
Utilisateurs de Macintosh
Soumission anticipée
Préparation pour le transport
Lors de la rencontre
Présentation
Les présentations peuvent être soumises à l'avance via http://presentationmanagment.com/IUHPE, ou bien directement sur place en vous rendant dans la Salle de Préparation des Intervenants, soit la salle 4 du CCEV (TBC). Sauvegardez vos fichiers sur une disquette 3.5”, un CD/DVD-ROM, ou une clé USB. Les présentations peuvent aussi être transférées directement de votre ordinateur portable.
Pour garantir le succès de votre présentation, veillez à vous rendre dans la Salle de Préparation des Intervenants où vous pourrez revoir votre présentation une fois téléchargée. Tous les présentateurs doivent obligatoirement se présenter dans la Salle de Préparation des Intervenants 24 heures avant leur séance. Toutes les révisions devront être soumises dans leur forme finale avant 17h15, la veille du jour de leur présentation.
Lorsque vous arriverez dans la Salle de Préparation des Intervenants, vous devrez vous installez à un ordinateur allumé pour y réviser votre présentation. Si vous avez soumis votre présentation auparavant par le biais du site Web, tous vos fichiers seront listés du côté gauche de l'écran dès que vous vous serez connectés. Un technicien vous aidera à télécharger vos fichiers, ou à y accéder, si vous en avez besoin. Vous pourrez apporter des modifications à votre/vos présentation(s). Des techniciens seront présents et vous assisteront pour les questions qui se posent parfois avec les présentations. Une fois votre présentation révisée, veillez à bien cliquer sur les boutons “enregistrer vos fichiers” (upload your files) et “déconnexion” (logout), en bas de l'écran.
Veuillez arriver dans la salle où aura lieu votre séance au moins 15 minutes avant le début de celle-ci. Prenez le temps de vous familiariser avec le fonctionnement du pupitre. Sur ce dernier, il y aura un PC avec un clavier, une souris, un lecteur CD-ROM, et un connecteur de ports USB. Toutes les présentations soumises en ligne ou dans la Salle de Préparation des Intervenants se trouvent dans un dossier nommé "Présentations" sur l'écran. Sur le pupitre, il y aura une télécommande qui vous permettra de faire avancer ou reculer les diapositives vous-mêmes. Si vous avez besoin d'aide, adressez-vous au technicien AVW-TELAV assigné à votre zone. A la fin de chaque journée, toutes les présentations seront effacées des ordinateurs des salles de conférence.
Les ordinateurs sont identiques à ceux présents dans la Salle de Préparation des Intervenants. Tous les ordinateurs fonctionnent avec Microsoft Windows, Microsoft Office 2003.
Les différentes étapes pour réussir votre présentation
Vidéos : Même si nous nous efforçons d'accueillir autant de formats vidéo informatiques que possible, nous ne pouvons accepter que les vidéos créées en tant que Windows Media Video (WMV), MPEGs (1 ou 2) ou présentant les codecs AVI suivants :
Microsoft - MPEG-4, RLE, Video1, Windows Media Series 8 et 9
XVID
DivX 3/4/5
Intel Indeo Video <= v.5.11
Huffyuv Lossless Codec
Cinepak
Il nous faut préciser ici que sur base d'expériences antérieures, c'est au format Windows Media Video (8 ou 9) que va notre préférence. WMV procure une grande qualité et une grande stabilité visuelle, tout en faisant preuve d'une bonne compression de fichiers et de bonnes performances de lecture.
REMARQUE SPECIALE À PROPOS DES DVD : Si vous avez l'intention de passer un DVD dans le cadre de votre présentation, prenez soin de tester la compatibilité de votre DVD dans la Salle de Préparation des Intervenants.
Faites attention à la taille de vos fichiers vidéo. Dans la plupart des cas, des fichiers vidéo à faible résolution sont très efficaces.
Images : Les images insérées dans PowerPoint sont intégrées dans votre présentation. Les images dont la taille excède 75 dpi ne sont pas nécessaires et ne feront qu'augmenter la taille de votre fichier. Evitez autant que possible de surcharger votre présentation d'images inutiles. Le format d'images JPG est préféré pour les images insérées.
Police : Seules les polices de caractère comprises dans le logiciel Windows de base seront disponibles. Les autres polices devront être intégrées dans votre présentation PowerPoint. Nous vous suggérons d'utiliser les polices Times New Roman, Arial, Verdana et Tahoma. Avec une utilisation de polices différentes de celles présentes dans Windows, les mots pourraient apparaître sous forme de graphiques, ou certains titres pourraient être affichés dans le mauvais style. Microsoft fournit un dispositif qui permet de déterminer si une police peut être intégrée. On peut y accéder en suivant le lien suivant : http://www.microsoft.com/typography/property/property.htm?fname=%20&fsize
Il est facile d'intégrer des polices de caractères dans votre présentation, en suivant les étapes ci-après :
Office XP / 2003
- Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous…
- Cliquez sur Outils puis, dans le menu déroulant, sélectionnez Options d'enregistrement.
- Dans cette fenêtre, vous verrez l'option Incorporer les polices TrueType. Cochez la case correspondante.
Office 2000
- Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous…
- Cliquez sur Outils puis, dans le menu déroulant, sélectionnez Incorporer les polices TrueType.
Utilisateurs d'ordinateurs Macintosh :
Si vous transférez une présentation d'un environnement Macintosh vers une plateforme PC, il est impératif pour vous de vérifier votre présentation dans la Salle de Préparation des Intervenants, si celle-ci contient des fichiers vidéos, des graphiques ou des images. Tous les ordinateurs fournis seront équipés de Windows Media Player et de QuickTime pour Windows; cependant, cela ne garanti pas la réussite de la présentation sur plateforme PC.
Vidéos : QuickTime n'est pas prévu à l'origine pour les ordinateurs Windows. PowerPoint ne supporte les vidéos QuickTime que jusqu'à la version 2.5. Pour mettre toutes les chances de votre côté, créez vos vidéos sous fichiers AVI. Utilisez en outre Cinepak plutôt que Sorenson pour la compression de vos fichiers. Les vidéos enregistrées sous AVI sont celles qui ont la meilleure chance de réussir sur un ordinateur Windows. Vous pouvez également convertir vos vidéos au format mpeg sous QuickTime Pro. Veillez à vérifier vos vidéos et vos diapositives sur un ordinateur Windows avant de finaliser votre présentation. Utilisez la méthode fournie ci-après pour tester vos vidéos sur un PC.
Il est impératif que vous testiez votre “nouvelle” présentation sur un PC Windows pour vérification.
Le test suivant vous permettra de déterminer la compatibilité de vos fichiers vidéo :
- Cliquez sur Démarrer, puis sur Exécuter…
- Dans le champ Ouvrir, tapez la commande appropriée pour votre système d'exploitation.
- Dans Microsoft Windows 98 ou Microsoft Windows Millennium Edition (Me), tapez :
mplayer.exe
- Dans Microsoft Windows NT 4.0 ou Microsoft Windows 2000/XP, tapez :
mplay32.exe
- Cliquez sur OK. Media Player s'ouvre automatique.
- Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
- Sélectionnez la vidéo que vous voulez vérifier. Cliquez sur Ouvrir. La vidéo se mettra en marche s'il s'agit du format approprié.
Images : Utilisez des formats d'images courants, compatibles avec les différentes plateformes comme JPG, PNG, GIF, et BMP.
Polices : Utilisez des polices de caractères courantes, compatibles avec les différentes plateformes comme Times New Roman, Arial, Verdana et Courier. Il sera nécessaire de télécharger votre présentation sur un ordinateur Windows. Dans ce cas, de nombreuses polices Mac ne s'afficheront pas correctement.
Animations : Utilisez des jeux d'animation simples en ouverture, tels qu'un fondu, une apparition, ou une dissolution. N'utilisez pas d'animations de fermeture : PowerPoint 2000 pour Windows ne supporte pas les animations de fermeture.
Extensions de fichiers : Si votre version Mac n'ajoute pas automatiquement les extensions des fichiers, veillez à les inclure vous-mêmes dans les noms de vos fichiers. Utilisez .PPT pour les fichiers PowerPoint et .PPS pour les présentations PowerPoint.
Préparer votre Présentation pour le transport :
Vous pouvez soumettre votre présentation par le biais d'Internet avant de partir pour Vancouver. Un lien vous sera fournit du site Web de votre association qui vous dirigera directement vers le site de soumission anticipée, ou bien vous pouvez suivre le lien ci-après : http://www.presentationmanagement.com/IUHPE.
Si vous souhaitez apportez des modifications à une présentation que vous avez déjà soumise, modifiez votre copie principale puis soumettez à nouveau vos fichiers sur le site Web.
Sauvegardez vos fichiers sur une disquette 3.5”, un CD/DVD-ROM, ou une clé USB. Si vous créez un CD-ROM, assurez-vous de fermer ou de finaliser votre session. Si cette étape n'est pas effectuée, vous ne pourrez plus avoir accès au CD à partir d'aucun ordinateur.
Lorsque vous développez votre présentation, tous les fichiers (PowerPoint & fichiers externes, comme les fichiers vidéo) associés à votre présentation devront se trouver dans le même dossier. Assurez-vous que vous emportez bien vos fichiers vidéo avec votre présentation PowerPoint; ceux-ci ne sont PAS intégrés dans PowerPoint.
Lorsque vous enregistrez vos fichiers sur un support amovible, copier la totalité du dossier vers ce support. Pour garantir le succès de votre présentation, créer en une copie sur un autre support amovible, que vous transporterez dans un bagage séparé.
Etiquetez votre support avec les informations suivantes :
Votre nom
Le titre de la rencontre/conférence
La date & l'heure de la présentation
Les noms des fichiers
Si vous participez à plusieurs séances, veillez à organiser et à distinguer clairement vos présentations dans des dossiers séparés. Ne placez pas sur un seul et même support les fichiers de plusieurs présentateurs distincts. Chaque présentateur doit disposer de son propre support amovible.
Salle de Préparation des Intervenants
Les intervenants doivent se présenter à la Salle de Préparation des Intervenants 24 heures avant l'heure prévue pour leur présentation. Cela vous permettra de préparer, d'améliorer et de finaliser votre présentation avant de la soumettre. Les ordinateurs disponibles dans la Salle de Préparation des Intervenants seront configurés avec du matériel et des logiciels semblables à ceux des salles de conférence. Il est impératif que vous vérifiiez votre présentation dans la Salle de Préparation des Intervenants, si celle-ci comporte des fichiers vidéo, ou si elle a été créée sur un ordinateur Macintosh.
Lorsque vous êtes absolument sûr que votre présentation est bien complète, confirmez la date, l'heure, et la salle où aura lieu votre séance. Veillez à bien cliquer sur les boutons “enregistrer les fichiers” et “déconnexion”, en bas de l'écran. Toutes les révisions doivent être soumises dans leur forme finale un jour avant leur présentation.
Salle de Préparation des Intervenants : CCEV salle 4 (TBC)
Heures d'ouverture :
Dimanche : 10:00 am - 5:15 pm
Lundi : 7:30 am - 5:15 pm
Mardi : 7:30 am - 5:15 pm
Mercredi : 7:30 am - 5:15 pm
Jeudi : 7:30 am - 5:15 pm
Vendredi : 7:30 am - 12:00 pm
Veuillez arriver dans la salle de votre séance au moins 30 minutes avant le début de celle-ci. Présentez-vous au projectionniste (qui portera un badge de projectionniste AVW/TELAV). Prenez le temps de vous familiariser avec le fonctionnement au pupitre. Sur celui-ci, il y aura une télécommande qui vous permettra de faire avancer ou reculer les diapositives. Le projectionniste restera dans la salle tout au long de la séance.
Un micro sera placé sur le pupitre dans chaque salle de conférence. Parlez directement dans le micro, d'une voix normale, et ne prenez pas le micro en main lorsque vous parlez. La distance entre votre bouche et le micro sera suffisante. Si vous vous détournez du micro, le public pourrait ne pas vous entendre.
Un écran de contrôle sera placé dans chaque salle de conférence. Il sera situé soit à la première table, soit de façon stratégique, en face du pupitre.