Lignes directrices pour les participants aux séances d’affichage

Eclaircissements

Séances des matinées et des après-midi, du lundi au jeudi = 8 séances
Les présentateurs se verront attribuer une séance (date/heure) ainsi que le numéro/la situation de leur tableau d’affichage pour chaque présentation
Les présentateurs prépareront, apporteront, installeront et décrocheront eux-mêmes leurs affiches
Les tableaux d’affichage font 8 pieds (240 cm.) de large x 4 pieds (120cm) de haut
Prévoyez d’être présents (avec des polycopiés !) pour rencontrer les visiteurs qui voudraient avoir des explications sur votre présentation
Les horaires d’installation et de décrochage des affiches devront être scrupuleusement respectés (en particulier lors de la pause déjeuner – voir détails ci-dessous)
Mise en place des affiches le matin 07h15-07h45 – décrochage vers 13h00
Mise en place des affiches l’après-midi 13h00-13h30 – décrochage vers 17h00

Le programme des présentations par affiches

Les affiches seront présentées lors de 8 ‘séances d’affichage’ qui auront lieu tout au long de la conférence, depuis le lundi 11 juin jusqu’au jeudi 14 juin (voir l’horaire du programme des présentations par affiches ci-dessous).

Les séances d’affichages donnent l’opportunité à leurs participants de présenter leurs recherches et/ou leurs travaux de façon graphique. Les présentateurs illustrent leur travail/leurs résultats en présentant des graphiques, des photos, des diagrammes, ainsi que quelques textes sur les tableaux d’affichage qui seront montés dans le hall d’affichage (celui-ci fait partie de ce qui sera le ‘centre ville’ de notre conférence). Les présentateurs sont vivement encouragés à discuter avec les personnes qui circuleront entre les tableaux, et devront donc être présents près de leurs tableaux pendant toute la durée de la séance qui leur aura été attribuée (voir ci-dessous).

Attention : AUCUN équipement audiovisuel ne sera fourni pour les présentations par affiches.

Préparer et installer votre présentation par affiches

Tout votre matériel devra être préparé à l’avance. Apportez avec vous toutes les illustrations que vous souhaitez présenter - figures, tableaux, photographies couleur, graphiques, etc. Nous ne disposons PAS de la structure nécessaire pour recevoir et stocker votre matériel d’affichage avant votre arrivée.

Vous devrez installer votre présentation sur un tableau d’affichage qui vous sera fourni. Le numéro de votre tableau correspondra au numéro de votre présentation dans le programme final. Le tableau d’affichage fera 8 pieds (240 cm.) de large x 4 pieds (120cm) de haut. Le matériel pour fixer vos affiches vous sera fourni sur place.

Le contenu de la présentation devra inclure le titre de la présentation et la liste des auteurs. Le contenu devra être net et lisible à une distance de 2 mètres. Les caractères seront gras, d’1 cm de haut environ – par exemple, une police large et grasse comme Helvetica 20-30 points, est recommandée. Les caractères du titre devront faire au moins 5 cm de haut.

Nous vous suggérons également de prévoir une enveloppe contenant 20-30 copies de votre résumé que les représentants pourront emporter (incluant votre adresse e-mail complète et vos autres informations de contact). Apportez aussi avec vous un bloc-notes de façon à ce que les gens puissant vous laisser des messages.

Horaire du programme des présentations par affiches

Il y aura deux séances d’affichage par jour (le matin et l’après-midi) les lundi, mardi, mercredi, et jeudi. Les séances des matinées débuteront tous les jours après 07h00 et prendront fin à l’heure du déjeuner. Les séances des après-midi débuteront à l’heure du déjeuner et se termineront à 17h00.

Ainsi, les affichages seront concomitants des séances plénières, des séances de débats & dialogues, et/ou des séances parallèles. On peut s’attendre à ce que les ‘pics’ de fréquentation du hall d’affichage aient lieu pendant les ‘pauses café’ du matin et de l’après-midi, qui se tiendront, elles aussi, dans le ‘centre ville’ de la conférence. Les présentateurs des séances d’affichage sont donc vivement encouragés à se rendre disponibles à ces moments-là (au minimum) pour rencontrer les visiteurs intéressés et échanger avec eux.

Horaire d’installation des affiches

Il incombe aux présentateurs eux-mêmes d’apporter le matériel qu’ils afficheront, de l’installer sur le tableau d’affichage qui leur aura été assigné, et de l’en décrocher le moment venu. Des bénévoles seront présents pour coordonner et assister, mais ils ne seront pas responsables de l’installation ni du décrochage des présentations.

L’installation pour une séance de matinée pourra débuter à n’importe quel moment après 07h15 et nous suggérons que cela soit fait avant 07h45. En effet, le ‘hall d’affichage’ sera fréquenté par les participants se rendant au ‘centre ville’ de la conférence pour y prendre leur café matinal avant d’assister aux séances plénières de 08h30.

Les affiches des séances matinales DOIVENT être retirées sur l’heure du déjeuner (important : voir ci-dessous !).

L’installation des séances de l’après-midi se fera sur l’heure du déjeuner (important : voir ci-dessous !)

Les affiches des séances de l’après-midi DOIVENT être retirées vers 17h00. Les tableaux d’affichage seront enlevés à ce moment-là pour laisser la place aux manifestations qui auront lieu dans le ‘hall d’affichage’ au cours de la soirée.

La ‘pause déjeuner’ sera un moment épineux à gérer, nous comptons donc sur votre compréhension et sur votre coopération pour y parvenir.

Le déjeuner ne durera qu’une heure (de 12h30 à 13h30) et sera servi dans le ‘centre ville’ de la conférence, adjacent au hall d’affichage. C’est à ce moment-là que les présentions par affiches du matin devront être enlevées, et que celles de l’après-midi devront être installées.

Nous demandons donc à ce que les affiches du matin soient enlevées, et à ce que les lieux soient libérés pour 13h00 au plus tard, afin de laisser la place aux présentateurs de l’après-midi ; de même, nous demandons aux présentateurs de l’après-midi d’attendre 13h00 pour commencer à installer leurs présentations.

Comme nous l’avons mentionné, nous ferons en sorte qu’un nombre suffisant de bénévoles soit présent pour aider les présentateurs dans leur tâche.